Service Etat civil

Service Etat civil

Quelles procédures y introduire ?

Le service de l’Etat civil vous accompagne, à chaque étape importante dans votre vie, pour toute procédure administrative concernant les matières suivantes : déclaration de naissance, les dossiers de mariage, cohabitations légales transcriptions de jugements (divorces, adoptions, rectifications judiciaires), changements de nom ou de prénom, changement de sexe, demande de la nationalité belge, reconnaissance de paternité prénatale et postnatale, transcription d’actes étranger, délivrances d’actes, déclarations de décès survenus à Molenbeek-Saint-Jean et gestion du cimetière communal.

Où et comment joindre le service ?

Le service de l’Etat civil vous accueille uniquement sur rendez-vous au sein du département démographie qui se situe rue Vandermaelen 8 (1^er étage) – 1080 Molenbeek-Saint-Jean.

Le service de l’Etat civil est accessible par téléphone les mardis et jeudis entre 13h30 et 15h30. Nous restons toujours joignables par e-mail.

La délivrance des actes déjà disponibles dans la BAEC (Banque des actes d’Etat civil) est également assurée à l’accueil du service de l’Etat civil et de population au rez-de-chaussée, sans rendez-vous

Si l’acte demandé via l’accueil n’est pas disponible, le service de l’Etat civil reprendra contact avec vous par mail ou par courrier.

Les paiements se font par bancontact, les paiements en espèces/cash ne sont pas acceptés

Horaires d’ouverture :

Lundi : 8h00 à 12h00 et de 13h30 à 15h30 – uniquement sur rendez-vous

Mardi : 08h00 à 12h00 - uniquement sur rendez-vous

Mercredi : 08h00 à 12h00 - uniquement sur rendez-vous

Jeudi : 08h00 à 12h00 - uniquement sur rendez-vous

Vendredi : 08h00 à 12h00 - uniquement sur rendez-vous

Horaires d’ouverture (du 15 juillet au 15 août) :

Du lundi au vendredi entre 08h00 et 12h00 uniquement sur rendez-vous

Les procédures

• Déclarations de naissance survenues à domicile à Molenbeek-Saint-Jean

Pour obtenir les informations relatives à la déclaration de naissance, nous vous invitons à nous transmettre les photocopies des cartes d’identité à l’adresse : etatcivil.1080@molenbeek.irisnet.be

• Mariages

Comment procéder pour introduire votre demande ?

Pour obtenir les informations relatives à la constitution du dossier de mariage (donc des documents à rassembler), nous vous invitons à introduire votre demande par l’envoi d’un mail en mentionnant vos numéros nationaux/et ou en joignant la photocopie de vos cartes d’identité à l’adresse : mariage-huwelijk@molenbeek.irisnet.be.

Cela nous permettra de vous délivrer la fiche d’information et/ou éventuellement vous proposer un rendez-vous.

Avant d’introduire votre demande, veillez à vérifier que vos états civils sont bien mis à jour au Registre national. Pour ce faire, il vous suffit de prendre contact avec le service qui vous a délivré votre carte d’identité/de séjour.

• Soit le service de population si vous êtes de nationalité belge, ou si vous avez une carte de type C, D, E+ ou F+, K, L ou M  : population-bevolking@molenbeek.irisnet.be  ou au 02 600 74 42
• soit le service des Etrangers si vous avez une carte de type A, B, E, EU ou F : etrangers@molenbeek.irisnet.be ou au 02 600 74 42

Quelles sont les étapes de la procédure ?

Après obtention des informations, et constitution de votre dossier de mariage, vous serez invités à vous présenter sur rendez-vous au service pour présenter les documents originaux demandés.  Si votre dossier est complet, un accusé de réception vous sera remis. 

Après une seconde vérification de votre dossier de mariage, vous serez à invités à faire établir la déclaration de mariage. Le délai pour la procédure peut varier de 2 à 3 semaines à 6 mois.

A quel moment la date de mariage est fixée ?

La date de mariage est fixée lorsque la déclaration de mariage est actée (et donc uniquement lorsque le dossier est constitué).  Ladite déclaration de mariage est valable 6 mois et 14 jours, ce délai est donc à prendre en considération pour l’introduction de votre dossier de mariage en nos services.

Où et quand se déroulent les célébrations de mariage ?

Les célébrations de mariage ont lieu au Karreveld les jours suivants :

• Lundi – mardi – jeudi  (les célébrations débutent à 13h30) ;
• Vendredi (les célébrations ont lieu en matinée uniquement entre 10h00 et 11h40);
• Samedi (les célébrations ont lieu en matinée uniquement entre 10h00 et 11h40)

En horaire d’été, les célébrations de mariage ont lieu uniquement en matinée.

Les horaires de célébration de mariage sont fixés par le service.

Coût de la célébration ?

• Lundi – mardi – jeudi : 170 euros ;
• Vendredi : la célébration est gratuite, vous ne payez que le carnet de mariage au prix de 20 euros ;
• Samedi : 170 euros ;

En pratique :

Les célébrations de mariages ont lieu au Karreveld au 1^er étage accessible uniquement par les escaliers.  Il est également possible d’organiser la célébration au rez-de-chaussée auquel l’accès pour les PMR est possible.

Les attestations de présence ne peuvent être délivrées que le jour de la célébration du mariage. Il vous faut en faire la demande dès la fin de la cérémonie en présentant votre carte d’identité.

L’accès en voiture à la cour externe du Karreveld n’est pas toujours garanti, veuillez prendre vos dispositions pour le stationnement des voitures.  

Chaque année, le Festival Bruxellons prend place dans la cour du Karreveld pour des représentations théâtrales et comédies musicales qui auront lieu cette année du 10 juillet au 28 septembre 2024.

• Transcriptions de jugements (divorces, adoptions, changements de nom, rectifications)

Veuillez adresser votre demande d’information à l’adresse : etatcivil.1080@molenbeek.irisnet.be en joignant la photocopie de votre carte d’identité ou votre numéro national.

Les délais actuels pour ces procédures sont de 2 mois.

• Demande de la nationalité belge

La nationalité belge vous confère des droits et obligations envers l’Etat belge.

En Belgique, il existe 3 procédures différentes pour devenir citoyen belge :

1. L’acquisition : vous avez au moins 18 ans, vous devez faire une déclaration d’acquisition ;
2. L’attribution : vous avez moins de 18 ans et vous remplissez les conditions qui permettent à vos auteurs de faire une déclaration attributive pour vous ;
3. La naturalisation : Il s’agit d’une mesure de faveur exceptionnelle accordée aux plus de 18 ans ou aux personnes émancipées. Cette demande est introduite à la Chambre des représentants ;

Quelles sont les conditions pour introduire votre demande ?

Procédure d’acquisition de la nationalité par déclaration :

Vous devez avoir au moins 18 ans. Selon la durée de votre séjour en Belgique, vous devez répondre à des conditions spécifiques d’intégration, il y a 5 possibilités :

1/ par l’application de l’article 12bis

Article 12bis§1

Etre né en Belgique et y séjourner légalement depuis sa naissance ;

Article 12bis§2

Séjourner légalement en Belgique depuis cinq ans

• et apporter la preuve de la connaissance d’une des trois langues nationales ;
• et prouver son intégration sociale soit :
  • par un diplôme ou un certificat qui est au moins du niveau de l’enseignement secondaire supérieur, délivré par un établissement d’enseignement organisé, reconnu ou subventionné par une Communauté ou par l’Ecole Royale Militaire ;
  • en ayant suivi une formation professionnelle d’au moins 400 heures reconnue par une autorité compétente ;
  • en ayant suivi avec succès un trajet d’intégration, un parcours d’accueil ou un parcours d’intégration prévu par l’autorité compétente de sa résidence principale au moment où le demandeur entame celui-ci ;
  • en ayant travaillé de manière ininterrompue au cours des cinq dernières années comme travailleur salarié et/ou comme agent statutaire nommé dans la fonction publique et/ou comme travailleur indépendant à titre principal ;
• et prouver sa participation économique soit :
• en ayant travaillé pendant au moins 468 journées de travail en temps plein au cours des cinq dernières années en tant que travailleur salarié et/ou agent statutaire dans la fonction publique ;
• en ayant payé, en Belgique, dans le cadre d’une activité professionnelle indépendante exercée à titre principal, les cotisations sociales trimestrielles dues par les travailleurs indépendants pendant au moins six trimestres au cours des cinq dernières années ;

Article 12bis§3

Séjourner légalement en Belgique depuis cinq ans

• et apporter la preuve de la connaissance d’une des trois langues nationales ;
• et être marié avec une personne de nationalité belge si les époux ont vécu ensemble en Belgique pendant au moins trois ans ou être l’auteur ou l’adoptant d’un enfant belge qui n’a pas atteint l’âge de 18 ans ou n’est pas émancipé avant cet âge ;
• et prouver son intégration sociale soit :
  • par un diplôme ou un certificat qui est au moins du niveau de l’enseignement secondaire supérieur, délivré par un établissement d’enseignement organisé, reconnu ou subventionné par une Communauté ou par l’Ecole Royale Militaire;
  • en ayant suivi une formation professionnelle d’au moins 400 heures reconnue par une autorité compétente, et en ayant travaillé, au cours des cinq dernières années, pendant au moins 234 journées comme travailleur salarié et/ou comme agent statutaire nommé dans la fonction publique ou en ayant payé en Belgique, dans le cadre d’une activité professionnelle indépendante à titre principal, les cotisations sociales trimestrielles dues par les travailleurs indépendants pendant au moins trois trimestres ;
  • en ayant suivi avec succès un trajet d’intégration, un parcours d’accueil ou un parcours d’intégration prévu par l’autorité compétente de sa résidence principale au moment où le demandeur entame celui-ci ;

Article 12bis§4

Séjourner légalement en Belgique depuis cinq ans

• et apporter la preuve de ne pouvoir, en raison d’un handicap ou d’une invalidité, ni occuper un emploi ni exercer une activité économique, ou avoir atteint l’âge de la pension ;

Article 12bis§5

Séjourner légalement en Belgique depuis dix ans

• et apporter la preuve de la connaissance d’une des trois langues nationales ;
• et justifier de sa participation à la vie de sa communauté d’accueil. Cette preuve peut être apportée par toutes voies de droit, et contient des éléments attestant que le demandeur prend part à la vie économique et/ou socioculturelle de sa communauté d’accueil.

Remarque générale : Toute personne qui apporte la preuve de son intégration sociale prouve automatiquement sa connaissance linguistique.

Procédure d’acquisition de la nationalité par attribution aux enfants de moins de 18 ans :

Vous pouvez introduire une procédure d’attribution de la nationalité à l’enfant né d’un auteur belge si :

• l’enfant a moins de 5 ans et
• qu’il est né à l’étranger et
• que vous êtes belge au moment de sa naissance et
• que vous êtes né à l’étranger

Vous pouvez introduire une procédure d’attribution de la nationalité à l’enfant né d’un auteur étranger ou adopté par un adoptant étranger si :

• l’enfant a moins de 12 ans
• l’enfant est né en Belgique et y a sa résidence principale depuis sa naissance et
• l’auteur ou l’adoptant a sa résidence principale en Belgique depuis au moins 10 ans et
• au moment de la déclaration, au moins un des auteurs ou adoptants est autorisé à séjourner en Belgique pour une durée illimité ;

Vous pouvez introduire une procédure d’attribution de la nationalité à l’enfant adopté par un auteur belge si :

• l’enfant adopté a moins de 18 ans et
• vous êtes belge au moment où l’adoption a pris effet juridiquement et
• l’enfant adopté est né à l’étranger et
• vous êtes né à l’étranger

La procédure doit être introduite dans les 5 ans à compter de l’adoption.

Procédure par naturalisation (article 19)

Vous devez adresser votre demande à La Chambre : La Chambre des représentants de Belgique

  Article 19 1§ 1er.

Pour pouvoir demander la naturalisation, l'intéressé doit :
- 1° avoir atteint l'âge de dix-huit ans [³ ou avoir été émancipé avant cet âge]³;
- 2° séjourner légalement en Belgique;

- 3° et avoir témoigné ou pouvoir témoigner à la Belgique de mérites exceptionnels dans les domaines scientifique, sportif ou socioculturel et, de ce fait, pouvoir apporter une contribution particulière au rayonnement international de la Belgique;
   4° et motiver pourquoi il lui est quasiment impossible d'acquérir la nationalité belge en faisant une déclaration de nationalité conformément à l'article 12bis.

   Pour pouvoir se prévaloir de mérites exceptionnels, l'intéressé doit, sous peine d'irrecevabilité, pouvoir fournir la preuve des éléments suivants :
   1° en cas de mérites exceptionnels dans le domaine scientifique : un doctorat;
   2° en cas de mérites exceptionnels dans le domaine sportif : avoir satisfait aux critères de sélection internationaux ou aux critères imposés par le COIB pour un championnat d'Europe, un championnat du monde ou les Jeux olympiques, ou se trouver dans le cas où la fédération de la discipline sportive concernée considère qu'il ou elle peut représenter une valeur ajoutée pour la Belgique dans le cadre des phases éliminatoires ou finales d'un championnat d'Europe, d'un championnat du monde ou des Jeux olympiques;

   3° en cas de mérites exceptionnels dans le domaine socioculturel : avoir atteint la sélection finale d'une compétition culturelle internationale ou être récompensé sur la scène internationale en raison de ses mérites sur le plan culturel ou en raison de son investissement social et sociétal.

   § 2. La naturalisation peut également être demandée par un étranger qui a atteint l'âge de dix-huit ans ou a été émancipé avant cet âge et qui a la qualité d'apatride en Belgique en vertu des conventions internationales qui y sont en vigueur, et qui séjourne légalement en Belgique depuis deux ans au moins.

Vous devez adresser votre demande pour la naturalisation à La Chambre : La Chambre des représentants de Belgique

Quelles sont les étapes pour les autres procédures de nationalité ?

Pour obtenir les informations concernant votre situation personnelle, nous vous invitons à nous contacter par mail à l’adresse suivante :

nationalite-nationaliteit@molenbeek.irisnet.be

Nous vous indiquerons les conditions que vous remplissez et vous transmettrons les informations relatives à la constitution de votre dossier. En raison de très nombreuses demandes reçues quotidiennement, un délai de plusieurs semaines peut être nécessaire pour le bon suivi de votre demande.

Lorsque vous aurez rassemblé l’ensemble des documents demandés, vous serez invités à vous présenter en notre service uniquement sur rendez-vous pour la vérification de votre dossier.

Si votre dossier est complet, vous serez invités à effectuer le paiement des 150 euros auprès du SPf Finances.

Sur présentation de la quittance (preuve du paiement) que vous transmettra le SPF Finances, vous pourrez alors faire établir la déclaration de nationalité (également uniquement sur rendez-vous).

Quels délais prévoir ?

En plus des délais de traitement de votre demande par le service qui peuvent aller jusqu’à 2 mois, il faut ajouter le délai pour l’analyse de votre dossier par le Parquet qui est de 4 mois, à dater de la réception de l’accusé de réception qui vous est envoyé par courrier.

Ensuite, si l’avis est favorable, le service Etat civil se doit de transcrire l’acte de nationalité, lorsque cette étape est finalisée, le service de population se chargera de vous contacter pour la délivrance de votre nouvelle carte d’identité.

Coût de la procédure ?

La procédure pour l’introduction du dossier à Molenbeek-Saint-Jean coûte 30 euros.

A cela il faudra ajouter le paiement de la taxe de 150 euros à payer au SPF Finances.

Pour davantage d’informations, vous pouvez également consulter le site du SPF Affaires étrangères  Nationalité | Service public federal Justice (belgium.be)

• Reconnaissance de paternité prénatale et postnatale

Pour obtenir les informations relatives à la procédure de reconnaissance de paternité, nous vous invitons à nous transmettre la photocopie de vos cartes d’identité (celle de la mère et du père reconnaissant) à l’adresse suivante :

 reconnaissance-erkenning@molenbeek.irisnet.be

Avant d’introduire votre demande, veillez à vérifier que vos états civils sont bien mis à jour au Registre national. Pour ce faire, il vous suffit de prendre contact avec le service qui vous a délivré votre carte d’identité/de séjour.

• Soit le service de population si vous êtes de nationalité belge, ou si vous avez une carte de type C, D, E+ ou F+  : population-bevolking@molenbeek.irisnet.be  ou au 02 600 74 42

• soit le service des Etrangers si vous avez une carte de type A, B, E, EU ou F : etrangers@molenbeek.irisnet.be ou au 02 600 74 42

• Changement de nom de famille

Pour obtenir les informations relatives à la procédure de changement de nom, nous vous invitons à nous transmettre la photocopie de votre carte d’identité à l’adresse : etatcivil.1080@molenbeek.irisnet.be

• Changement de prénom

Pour obtenir les informations relatives à la procédure de changement de prénom, nous vous invitons à nous transmettre la photocopie de votre carte d’identité à l’adresse : etatcivil.1080@molenbeek.irisnet.be

• Changement de sexe

Pour obtenir les informations relatives à la procédure administrative de changement de sexe, nous vous invitons à nous transmettre la photocopie de votre carte d’identité à l’adresse : etatcivil.1080@molenbeek.irisnet.be

Pour davantage d’information, vous pouvez également consulter la brochure explicative établie par le SPF Justice :

Trans FR 2023.pdf (belgium.be)

• Délivrance d’actes (naissance, mariage, divorce, nationalité, reconnaissance de paternité)

Pour obtenir les informations relatives à la délivrance d’actes, nous vous invitons à nous transmettre la photocopie de votre carte d’identité à l’adresse :

actes-akten@molenbeek.irisnet.be

La délivrance d’acte est possible par mail. Si l’acte est disponible, il vous est envoyé dans les meilleurs délais.

Si vous souhaitez utiliser votre acte à l’étranger, il est probable qu’une légalisation/apostille soit nécessaire. Pour toute demande de légalisation/apostille dans ce cadre, il vous faut préciser,dans votre demande, le pays de destination du document

• Déclarations de décès survenus à Molenbeek-Saint-Jean – contrats de concessions

Pour toute déclaration de décès survenus à Molenbeek-Saint-Jean ou demande d’information concernant les contrats de concessions, nous vous invitons à prendre contact avec notre service via l’adresse mail suivante :

deces-overlijden@molenbeek.irisnet.be

Les décès survenus à l’étranger doivent être déclarés au service de population : population-bevolking@molenbeek.irisnet.be